Zeitorganisationsfähigkeiten

Nimm unser: Wie gut sind Ihre Zeitmanagementfähigkeiten? Quiz

Haben Sie sich jemals gefragt, wie es ist, dass einige Leute genug Zeit zu haben scheinen, um alles zu tun, was sie wollen, während andere immer von Aufgabe zu Aufgabe eilen und nie etwas zu beenden scheinen?

Es kann nicht nur sein, dass manche Menschen weniger zu tun haben. Es ist viel wahrscheinlicher, dass sie ihre Zeit effektiver nutzen: Mit anderen Worten, sie zeigen gute Zeitmanagementfähigkeiten.

Zeitmanagement ist die Fähigkeit, Ihre Zeit produktiv und effizient zu nutzen. Sie können sich das auch als die Kunst vorstellen, Zeit zu haben, um alles zu tun, was Sie brauchen, ohne sich darüber gestresst zu fühlen. Es klingt einfach, ist aber in der Praxis viel schwieriger. Diese Seite erklärt einige der Prinzipien für ein gutes Zeitmanagement.




Die Bedeutung des Zeitmanagements

Zeitmanagementfähigkeiten sind unerlässlich, da nur wenige von uns, wenn überhaupt, jemals genug Zeit haben, um alles zu tun, was von uns verlangt wird oder was wir tun wollen.

Zeitmanagement ist definiert als produktive und effiziente Nutzung Ihrer Zeit - aber was ist, wenn Sie so produktiv wie möglich arbeiten und Sie immer noch kann nicht alles erledigt werden? Es ist möglicherweise besser, sich Zeitmanagement als eine Kombination aus produktivem Arbeiten und Priorisieren Ihrer Zeit vorzustellen.

Mit anderen Worten, Leute, die gut im Zeitmanagement sind, sind gut darin, sich zurechtzufinden und Dinge zu tun. Sie sind aber auch besser in Priorisierung und was herauszufinden Ja wirklich muss getan werden - und dann die anderen Dinge verwerfen.

Sie können dies tun, weil sie den Unterschied zwischen dringend und wichtig verstehen.

  • ' Dringend' Aufgaben erfordern Ihre sofortige Aufmerksamkeit, aber ob Sie ihnen tatsächlich diese Aufmerksamkeit schenken, kann von Bedeutung sein oder nicht.

  • 'Wichtig' Aufgaben sind wichtig, und wenn Sie sie nicht ausführen, kann dies schwerwiegende Folgen für Sie oder andere haben.

Zum Beispiel:

  • Der Anrufbeantworter ist dringend . Wenn Sie dies nicht tun, klingelt der Anrufer und Sie wissen nicht, warum er angerufen hat - und dies könnte wichtig sein. Es kann sich jedoch auch um eine automatisierte Stimme handeln, die Ihnen mitteilt, dass Sie möglicherweise Anspruch auf eine Entschädigung für falsch verkaufte Versicherungen haben. Das ist nicht wichtig.

  • Es ist wichtig, regelmäßig zum Zahnarzt zu gehen (oder so wird uns gesagt). Wenn Sie dies nicht tun, können Sie Zahnfleischerkrankungen oder andere Probleme bekommen. Aber es ist nicht dringend. Wenn Sie es jedoch zu lange stehen lassen, kann es dringend werden, da Sie Zahnschmerzen bekommen können.

  • Es ist dringend und wichtig, Ihre Kinder von der Schule abzuholen . Wenn Sie nicht zur richtigen Zeit dort sind, warten sie auf dem Spielplatz oder im Klassenzimmer und sorgen sich darum, wo Sie sich befinden. Sie können auch anderen Unannehmlichkeiten wie Lehrern, die mit Ihren Kindern auf Ihre Ankunft warten, Unannehmlichkeiten bereiten.

  • Das Lesen lustiger E-Mails oder das Überprüfen von Facebook ist weder dringend noch wichtig . Warum ist es das erste, was Sie jeden Tag tun? Siehe unsere Seite Ablenkungen minimieren um Ihnen zu helfen, andere Dinge zu erkennen und zu vermeiden, die Sie davon abhalten könnten, Ihre dringenden und wichtigen Aufgaben zu erledigen.

Diese Unterscheidung zwischen dringend und wichtig ist der Schlüssel zur Priorisierung Ihrer Zeit und Ihrer Arbeitsbelastung, ob bei der Arbeit, zu Hause oder während des Studiums.

Auf diese Weise können Sie herausfinden, was zuerst zu tun ist und was entweder bis später oder gar nicht getan werden kann. Wenn Sie beispielsweise eine dringende, aber unwichtige Aufgabe verlassen, werden Sie möglicherweise feststellen, dass sie unnötig wird.

Verwenden Sie ein Raster wie das Prioritätsmatrix Das Folgende kann Ihnen helfen, Ihre Aufgaben in die entsprechenden Kategorien zu organisieren:

Mit der Prioritätsmatrix können Sie Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisieren.

Verwenden der Prioritätsmatrix

Um die Prioritätsmatrix zu verwenden, überprüfen Sie Ihre Aufgaben am besten täglich. Fragen Sie sich jeden Tag:

  • Welche meiner Aufgaben muss innerhalb der nächsten 48 Stunden erledigt werden?

    Dies sind die „dringenden“ Aufgaben.

  • Welche der dringenden Aufgaben sind wichtiger?

    Es ist eine gute Idee, Ihre Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit aufzulisten, anstatt sie absolut „wichtig / nicht wichtig“ zu unterscheiden.

  • Welche der nicht dringenden Aufgaben sind wichtiger?

    Auch hier ist es eine gute Idee, sie der Reihe nach aufzulisten, anstatt sie absolut zu unterscheiden.

Verwenden Sie nun die Antworten auf diese Fragen, um Ihre Aufgaben den Feldern in der Prioritätsmatrix nach folgenden Regeln zuzuweisen:

  • Jede Box sollte enthalten nicht mehr als sieben oder acht Aufgaben .

  • Beginnen Sie mit dem Feld 'Jetzt ausführen' .

  • Verschieben Sie keine dringenden oder wichtigen Dinge, nur weil sie unangenehm sind. Sie werden nicht besser zum Zögern.

    Wenn es Ihre Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, tun Sie dies am besten gleich am Morgen. Und wenn es Ihre Aufgabe ist, zwei Frösche zu essen, ist es am besten, zuerst den GRÖSSTEN zu essen.


    Mark Twain

  • Als nächstes schauen Sie sich die weniger dringende, aber immer noch wichtige Aufgaben . Entscheiden Was werden Sie dagegen tun und dann Zeit in Ihr Tagebuch einplanen, um sie zu erledigen, oder in Betracht ziehen, sie an eine andere Person zu delegieren.

  • Delegieren die dringenden aber einfacheren / weniger wichtigen Aufgaben.

  • Beseitigen Sie nun die nicht dringenden und unwichtigen Aufgaben.

  • Schließlich machen Sie die Arbeit. Starten Sie Ihre 'Jetzt erledigen' -Liste. Wenn Sie fertig sind, fahren Sie mit der geplanten Arbeit oder den geplanten Aufgaben fort.

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Wenn es in einem Quadranten mehr Aufgaben gibt, die Sie verwalten können, ist es Zeit, a) einige zu erledigen, b) einige zu delegieren oder c) einige zu eliminieren.

Durch regelmäßiges Beschneiden Ihrer Matrix auf diese Weise können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und die Arbeit am Laufen halten.

Ein individuelles Urteil


Die Dringlichkeit und / oder Wichtigkeit einer Aufgabe ist nicht absolut. Nur Sie können entscheiden, was Sie wirklich für wichtig oder dringend halten.

Manche Menschen ziehen es beispielsweise vor, zu warten, bis sie ein zweites Mal nach einer Arbeit gefragt werden, bevor sie damit beginnen. Wenn sie nie wieder gefragt werden, beginnen sie nie mit der Arbeit - sie entscheiden einfach, dass es für niemanden wichtig genug ist, die Zeit zu verbringen.


Denken Sie auch daran, dass Sie und Ihre Gesundheit wichtig sind . Nur weil Sie viel zu tun haben, bedeutet dies nicht, dass es nicht wichtig ist, sich zu bewegen, 10 Minuten spazieren zu gehen oder sich Zeit zu nehmen, um richtig zu essen. Sie sollten Ihre körperliche oder geistige Gesundheit nicht zugunsten dringenderer Aktivitäten ignorieren.

Warnung!


Dringlichkeit und / oder Wichtigkeit ist kein fester Status. Sie sollten Ihre Aufgabenliste regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass nichts verschoben wird, da es dringender und / oder wichtiger geworden ist.


Was können Sie tun, wenn eine wichtige Aufgabe ständig durch dringendere, aber immer noch wichtige Aufgaben in die Liste aufgenommen wird?

Überlegen Sie zunächst, ob es wirklich wichtig ist. Muss es überhaupt getan werden oder haben Sie sich gerade gesagt, dass Sie es tun sollten?

Wenn es wirklich wichtig ist, sollten Sie es delegieren. Siehe unsere Seite auf Fähigkeiten delegieren für mehr.

Fallstudie:
Eine Win-Win-Situation durch Delegieren


Jenny war die Leiterin eines geschäftigen, hochreaktiven Teams mit ständigen und dringenden Anforderungen an ihre Zeit. Sie wusste, dass sie über die längerfristige Strategie für ihr Team nachdenken musste, aber es war sehr schwierig, die Zeit beiseite zu legen.

In einer Entwicklungsdiskussion drückte Sara, eine aus ihrem Team, ihren Wunsch aus, mehr strategische Arbeit zu leisten, um ihre Fähigkeiten auszubauen. Jenny sah eine Gelegenheit für beide und bot Sara die Gelegenheit, die Strategie für das Team zu entwerfen.

Sara ergriff die Chance und erstellte einen sorgfältig durchdachten Plan, der eine hervorragende Grundlage für die weitere Arbeit darstellte.

Persönlich gegen professionell

Was ist mit der Balance zwischen persönlichen und beruflichen Prioritäten? Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu verwalten:

  1. Schließen Sie beide in dieselbe Matrix ein

    Vorteile: Ihre persönlichen Gegenstände gehen nicht verloren.

    Nachteile: Sie müssen ein Gleichgewicht zwischen beruflichen und persönlichen Gegenständen finden.

  2. Verwenden Sie zwei separate Matrizen und weisen Sie jeweils separate Zeitfenster zu

    Vorteile: bedeutet, dass Sie mit beiden umgehen können, mit einer realistischen Sicht auf die Dringlichkeit.

    Nachteile: kann ziemlich kompliziert werden.

Es liegt wirklich an Ihnen, welche Sie wählen - der Schlüssel ist, dass es für Sie funktioniert.


Weitere Prinzipien des guten Zeitmanagements

Die Prioritätsmatrix ist daher der Schlüssel zur Priorisierung Ihrer Arbeitslast. Zeitmanagement ist jedoch mehr als nur Priorisierung: Es geht auch darum, produktiver arbeiten zu können. Es gibt eine Reihe anderer Möglichkeiten, wie Sie Ihre Effizienz und Produktivität verbessern können.

  • Ordentlich bleiben

    Für einige von uns kann Unordnung sowohl eine echte Ablenkung als auch eine echte Depression sein.

    Aufräumen kann sowohl das Selbstwertgefühl als auch die Motivation verbessern. Sie werden es auch einfacher finden, den Überblick zu behalten, wenn Ihr Arbeitsbereich aufgeräumt ist und Sie Ihre Systeme auf dem neuesten Stand halten.

    Top Tipp zum Aufräumen:


    Erstellen Sie drei Stapel Ihrer Sachen: Behalten, Verschenken und Wegwerfen.

    was ist eine 100-prozentige steigerung
    • Behalten , wenn Sie es für Ihre Unterlagen aufbewahren oder etwas damit anfangen müssen. Wenn eine Aktion erforderlich ist, fügen Sie sie Ihrer Aufgabenliste hinzu.
    • Verschenken , wenn Sie es nicht möchten, es aber möglicherweise von einer anderen Person verwendet werden kann und / oder es sich um eine Arbeit handelt, die delegiert werden kann und sollte.
    • Wegschmeißen (oder recyceln) für Dinge, die für Sie oder andere keinen Wert haben.

  • Verwenden Sie eine Aufgabenliste

    Ob elektronisch oder in Papierform, Listen sind eine gute Möglichkeit, sich daran zu erinnern, was Sie tun müssen, und auf einen Blick zu sehen, was Sie vergessen haben.

    Ziehen Sie in Betracht, die wichtigsten Elemente auf irgendeine Weise hervorzuheben, und denken Sie daran, Dinge von Ihrer Liste zu streichen, wenn sie vollständig sind und / oder nicht mehr ausgeführt werden müssen.

  • Wählen Sie Ihren Moment

    Wir alle haben Tageszeiten, in denen wir besser arbeiten. Es ist am besten, die schwierigen Aufgaben für diese Zeiten zu planen.

    Sie müssen jedoch auch Dinge einplanen, die zu bestimmten Zeiten erledigt werden müssen, z. B. Besprechungen oder einen Ausflug zur Post.

    Eine weitere nützliche Option ist eine Liste wichtiger, aber nicht dringender kleiner Aufgaben, die in den ungeraden zehn Minuten zwischen den Besprechungen erledigt werden können: Ist dies möglicherweise der ideale Zeitpunkt, um diese E-Mail zu senden, in der Ihre Urlaubstermine bestätigt werden?

  • Zögern Sie nicht, sondern fragen Sie, warum Sie versucht sind

    Wenn eine Aufgabe wirklich dringend und wichtig ist, machen Sie weiter.

    Wenn Sie sich jedoch entschuldigen, etwas nicht zu tun, fragen Sie sich, warum.

    Sie können zweifelhaft sein, ob Sie die Aufgabe überhaupt erledigen sollten. Vielleicht sind Sie besorgt über die Ethik oder Sie denken nicht, dass dies die beste Option ist. Wenn ja, können Sie feststellen, dass andere zustimmen. Sprechen Sie mit Kollegen oder Ihrem Vorgesetzten, wenn Sie arbeiten, mit der Familie oder Freunden zu Hause, und prüfen Sie, ob es eine bessere Alternative gibt.

  • Versuchen Sie nicht, mehrere Aufgaben zu erledigen

    Im Allgemeinen sind Menschen nicht sehr gut im Multitasking, da unser Gehirn Zeit braucht, um sich neu zu konzentrieren.

    Es ist viel besser, einen Job zu beenden, bevor Sie zu einem anderen wechseln. Wenn Sie viele verschiedene Aufgaben ausführen müssen, versuchen Sie, diese zu gruppieren und ähnliche Aufgaben nacheinander auszuführen.


Bleiben Sie ruhig und behalten Sie die Perspektive

Vielleicht ist es das Wichtigste, sich zu erinnern, ruhig zu bleiben. Sich von zu vielen Aufgaben überfordert zu fühlen, kann sehr stressig sein. Denken Sie daran, dass die Welt wahrscheinlich nicht untergehen wird, wenn Sie Ihre letzte Aufgabe des Tages nicht erfüllen oder sie bis morgen verlassen, insbesondere wenn Sie vernünftige Prioritäten gesetzt haben.

Nach Hause zu gehen oder eine frühe Nacht zu verbringen, damit Sie für morgen fit sind, ist möglicherweise eine viel bessere Option, als eine selbst auferlegte oder externe Frist einzuhalten, die möglicherweise nicht einmal so wichtig ist.

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um innezuhalten und Ihr Leben und Ihre Prioritäten in die richtige Perspektive zu rücken, und Sie werden feststellen, dass sich die Ansicht erheblich ändert!


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